Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest kluczowym elementem zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Odpowiednie gromadzenie, przechowywanie i aktualizowanie danych dotyczących pracowników ma ogromne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, a także dla zabezpieczenia się przed ewentualnymi problemami prawnymi.
Dokumentacja pracownicza obejmuje wszelkie informacje dotyczące zatrudnienia i przebiegu pracy danego pracownika. Powinna zawierać między innymi umowę o pracę, oświadczenia, zaświadczenia lekarskie, dokumenty szkoleniowe oraz ewentualne aneksy do umowy. Ponadto warto również gromadzić informacje na temat ocen okresowych, awansów czy nagród.
Przechowywanie dokumentacji
Zgodnie z przepisami prawa, dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez co najmniej 50 lat od daty zakończenia zatrudnienia pracownika. Ważne jest, aby zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji, takie jak ochrona przed wilgocią, światłem czy dostępem osób nieuprawnionych. Dokumentacja może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku tej drugiej opcji należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia systemów informatycznych oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. Nasze biuro rachunkowe z Krakowa zajmuje się prowadzeniem i archiwizowaniem dokumentacji pracowniczej – działamy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Aktualizowanie danych
Dokumentacja pracownicza powinna być na bieżąco aktualizowana. Wszelkie zmiany dotyczące zatrudnienia pracownika, takie jak awans, zmiana stanowiska czy wynagrodzenia, powinny być odnotowywane i wprowadzane do dokumentacji. Ponadto warto również regularnie sprawdzać ważność poszczególnych dokumentów, takich jak zaświadczenia lekarskie czy uprawnienia do wykonywania określonego zawodu.
Prawo dostępu do dokumentacji
Zgodnie z przepisami prawa, pracownik ma prawo wglądu do swojej dokumentacji pracowniczej. Warto pamiętać o tym, że pracodawca jest zobowiązany do udostępnienia dokumentacji na żądanie pracownika w ciągu 7 dni od zgłoszenia takiego wniosku. Pracodawca ma również obowiązek informowania pracownika o wszelkich zmianach wprowadzanych do jego dokumentacji.
