Księga przychodów i rozchodów jest rodzajem ewidencji księgowej o uproszczonym wyglądzie. Służy do rejestracji wszelkich przychodów i rozchodów w przedsiębiorstwie. Do jej prowadzenia zobowiązane są spółki jawne, spółki cywilne i spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto w minionym roku nie przekraczały kwoty 2 milionów euro po przeliczeniu z polskiej waluty. Zapisy w księdze powinny być prowadzone w języku polskim i w polskiej walucie.
Z czego zbudowana jest księga przychodów i rozchodów?
KPiR ma prostą budowę. Składa się z 16 kolumn, w które wprowadza się odpowiednie informacje. W pierwszej kolumnie określamy kolejność wpisu. Wszystkie wpisy powinny być wpisywane regularnie i chronologicznie. W księdze przychodów i rozchodów znajdują się kolejne zapisy z całego roku, po zamknięciu miesiąca nie ma możliwości dodania zaległego wpisu. W drugiej kolumnie należy podać datę, w której dokonano danej operacji – wydatku lub przychodu. Księgowość określa i wprowadza te daty zazwyczaj na podstawie dostarczonych faktur VAT. Jeżeli faktury dotrą do w innym terminie niż jest na nich podane, księgowi w większości przypadków wpisują je z datą pierwszego dnia kolejnego miesiąca.
Trzecia kolumna służy do wprowadzania numerów rachunków, faktur VAT, jak również wszystkich innych dowodów księgowych. W czwartej i piątej kolumnie wprowadzane są dane kontrahentów, którym sprzedaliśmy swój produkt lub od których zakupiliśmy towary. Wprowadza się także kwoty transakcji. Należy pamiętać, że w przypadku dziennych zestawień sprzedaży czy wewnętrznych dowodów te dwie kolumny pozostają puste. W kolumnie numer 6 wprowadza się rodzaj rozchodów czy przychodów. Należy robić to w sposób krótki i zgodny w całym dokumencie, dzięki czemu całość będzie bardziej czytelna.
Czytaj też: Czym jest JPK? Wszystko co musisz wiedzieć o Jednolitym Pliku Kontrolnym
W siódmej kolumnie znajdują się kwoty przychodów uzyskanych ze sprzedaży towarów i świadczonych usług. Nie wlicza się w to podatek VAT. W kolejnej kolumnie wprowadza się dochody z innych usług, niż te które ewidencjuje się w kolumnie 7. W 9 kolumnie wprowadza się łączne kwoty przychodów z części 7 i 8. Kolumny 10 i 11 stosowane są do prowadzania kosztów zakupów materiałów i towarów. W dziesiątej kolumnie wprowadza się koszty samych towarów lub surowców, natomiast w 11 koszty uboczne.
Kolumna 12 służy do ewidencjonowania wynagrodzeń, zarówno tych wypłacanych gotówką, jak i przekazanych przelewami. W kolumnie 13 wprowadza się wszystkie wydatki, które nie zostały wprowadzone w pozostałych kolumnach. Kolumna 14 sumuje kwoty wydatków z części 12 i 13. W piętnastej kolumnie znajdują się wydatki niewliczane do kosztów uzyskania, jednak będące zdarzeniem gospodarczym. Tutaj wprowadza się zakup trwałych środków, dzielony na raty. Kolumna 16 jest stworzona do prowadzania uwag przy poszczególnych zapisach.
